Durée du contrat
CDD : 14 semaines
Secteur
Administratif
Lieu du poste
Zone Industrielle Yopougon, Abidjan, Lagunes, Cote d'Ivoire
Date de publication
9 mars 2021
Valide jusqu’au
31 mars 2021
Exportation PDF

Offre terminée le 31 mars 2021

Titre du poste
Assistante Administrative
Description

 

L’assistant(e) administratif/ve est un(e) professionnel(le) qui joue un rôle clé́ dans la bonne gestion d’une entreprise car il/elle est en charge de la bonne organisation interne et de la réalisation des tâches administratives.

L’activité́ principale du poste d’assistant(e) administratif/ve consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortant d’une entreprise, de les traiter, classer, archiver et mettre à̀ disposition de leur responsable.

A cette gestion administrative peuvent s’additionner selon des besoins plus spécifiques comme l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique (renseignements et redirections des appels), l’organisation des agendas, la planification de réunions de travail ou des déplacements professionnels des salariés.

 

Responsabilités

Listes de Taches non exhaustives au niveau Administratif

 

  • Effectue le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et fait suivre les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte de son responsable.
  • S'occupe du suivi complet de dossiers Clients ou Fournisseurs (contrats de maintenance des équipements, mise à jour des dossiers administratifs internes…)
  • Reçoit les visiteurs, Clients ou Fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous
  • Rédige et met en forme les documents, les fais suivre et les range o S'occupe de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable.
  • L'assistante administrative vérifie l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer.
  • Actualise des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
  • Surveille et contrôle l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure.
  • Procède à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels, ...
  • Procède à l'indexation, au classement et à l'archivage de documents qu’il a lui même créés ou qu’il a réunis.

 

 

Listes non exhaustives des Taches au niveau Secrétariat

 

  • Étant chargé de l’accueil, l’employé administratif assume la réception des appels téléphoniques.
  • Oriente vers les interlocuteurs demandés ou, le cas échéant, prend les messages.
  • S'occupe de la gestion du courrier (collecte, distribution, ... l'enregistrement, le tri, l'affranchissement du courrier.
  • En marge, c’est lui qui procède à l'enregistrement, au tri et à l'affranchissement du courrier de la société, et peut même effectuer sa livraison.
  • Pour son activité administrative, il réalise des opérations de saisie de courrier et de tableaux principalement, en fonction des consignes qu’on lui aura dicté.
  • Dans son quotidien, il est amené à exécuter des travaux administratifs courants :

la vérification de documents, la frappe et la mise en forme de courriers préétablis ainsi que le suivi de dossier administratifs.

  • Vérifie l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des locaux, des sites,
  • Met à jour l'affichage, les plaquettes publicitaires, les informations mises à la disposition des visiteurs
  • Actualise les données d’enregistrements sur support informatique (inscription sur registre, rapport d'appels téléphoniques, création de badge...)
  • Effectue des opérations de reprographie, frappe et mise en forme de document
Qualifications

Profils

Afin d’exercer le poste d’assistant(e) administratif/ve, il faut suivre une formation initiale d’au moins deux ans d’études après le bac, en passant par exemple un BTS en techniques de secrétariat .

Les formations supérieures en apprentissage, de type BTS, sont une condition ou de type DUT.

 

Bac +2

  • Administration Entreprise
  • BTS Comptabilité, Gestion
  • BTS Informatique appliquée a la gestion
  • BTS Bureautique

 Savoir Faire Requis

  • Avoir un forte capacité d’adaptation aux évolutions ;
  • Avoir une bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Avoir une bonne capacité relationnelle avec les interlocuteurs internes ;
  • Capacité d’écoute, d’encadrement et de partage des exigences administratives ;
  • Avoir une bonne formation de généraliste ;
  • Être doté d’un esprit de synthèse pour faciliter le traitement d’informations volumineuses ;
  • Avoir le sens de la responsabilité et de la probité ;
  • Être rigoureux, méthodique et professionnel ;

Les outils

L’assistant(e) administratif/ve utilise les outils que son employeur lui met à̀ disposition.

On retrouve généralement des outils propres à la bonne gestion administrative : ordinateur, logiciels (tableurs, traitement de texte), bureautique, petites fournitures et papeterie.

Il est utile de noter qu’à l’heure de la digitalisation des entreprises, il devient primordial de savoir utiliser un ordinateur et des logiciels type ERP et CRM, utiles pour une meilleure planification.

Carrières

L’assistanat administratif est un métier transversal qui peut amener vers des postes plus ou moins similaires tels que :

  • Le secrétariat administratif spécialisé́
  • L’administration des ventes
  • L’assistanat commercial
  • L’assistanat de direction (ou secrétaire de direction)
  • Le secrétariat comptable (en entreprise !)
  • Le télé́-secrétariat
  • Assistant RH

Votre choix se fera aussi en fonction de vos aptitudes et affinités.

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Poste : Assistante Administrative

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